Pourquoi une base de données ?
Une entreprise doit conserver la trace d’un volume élevé d’informations. Ces dernières peuvent être, par exemple, les noms et salaires des employés, les adresses des fournisseurs, le montant des stocks ou le montant des produits de l’exercice.
Traditionnellement, différentes parties de ces informations sont conservées par différents départements et/ou différents individus, chacun ayant la charge des données qu’il utilise le plus souvent. Pour obtenir une information, il faut d’abord déterminer où elle est stockée, puis s’adresser au département ou à la personne concernée.
Les comptables utilisent très fréquemment un grand nombre de données concernant l’entreprise. Quand il prépare les bilans ou un relevé financier, le comptable dispose habituellement de la plupart des informations nécessaires, qui sont le plus souvent contenues dans les grands livres ou les journaux. Cependant, certaines données supplémentaires (en particulier lors de la préparation des budgets), telles que les coûts standards et unitaires, peuvent ne pas apparaître dans ces documents financiers et comptables. Il faut consulter d’autres départements pour obtenir des précisions ou des renseignements supplémentaires.
Les entreprises qui ont informatisé une grande part de leurs fonctions de gestion ont souvent de nombreux programmes d’application différents, chacun ayant un but différent, comme la préparation des bulletins de salaire, la gestion des stocks, la facturation etc. Chacun de ces programmes utilisera vraisemblablement ses propres fichiers contenant les données nécessaires.
Les systèmes manuels ou informatisés en partie ou en totalité que nous venons d’évoquer ont plusieurs défauts majeurs. Dans tous ces systèmes, il peut être nécessaire de s adresser à plusieurs départements avant de trouver celui qui peut effectivement fournir les données. D’autre part, les informations utilisées par plusieurs départements peuvent être conservées en plusieurs endroits, ce qui entraîne une redondance de stockage, Ceci entraîne un gaspillage au niveau du volume des fichiers et des coûts supplémentaires souvent élevés.
En outre, s’il y a redondance dans les données, toute modification doit être faite plusieurs fois, afin de maintenir la cohérence entre les différents fichiers. S’il se produit une erreur, des incohérences peuvent apparaître. Par exemple, le directeur de la production et le directeur des ventes peuvent conserver tous les deux une trace du stock courant d’un article. Au moment de la vente, les deux enregistrements doivent être mis à jour, pour refléter la baisse du stock. Si un des enregistrements indique un stock inférieur ou supérieur à la réalité, il peut en résulter une sous ou surproduction, ou une vente peut être perdue, avec chaque fois un coût supplémentaire pour l’entreprise.
D’autres soucis concernent la sécurité des données et les accès non autorisés à des informations confidentielles. Accéder à l’information est simple s’il suffit pour cela d’ouvrir un tiroir de bureau; cependant, les données stockées dans une application informatisée sont disponibles chaque fois que cette application est utilisée.
Les programmes d'application tendent aussi à utiliser des méthodes de stockage des données assez complexes et l'utilisateur doit souvent se préoccuper de savoir quel format utiliser pour ses données.
Pour ces raisons une tendance s’est développée pour combiner toutes les informations importantes de l’entreprise dans une base de données intégrée. Dans une base de données, le stockage des données est entièrement centralisé. Dans l’idéal, il n’existe qu’un exemplaire de chaque élément de données. Les mises à jour ne sont donc exécutées qu’une seul fois et les problèmes d’incohérence sont limités.
Chaque utilisateur peut ensuite avoir accès aux données spécifiques dont il a besoin. On inclut des mesures de protection pour éviter que quelqu’un puisse accéder à des informations qu’il n’est pas autorisé à connaître (par exemple, les salaires des employés), et pour rendre immédiatement disponibles les données voulues. Chaque département dispose d’un ou plusieurs programmes d’application, pour lire les données, traiter les transactions et effectuer les mises à jour. Les complexités du stockage ne sont pas apparentes pour l’utilisateur, qui n’a connaissance que des données dont il a besoin.
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